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Introdução

Esta política rege as atividades de todas as empresas que fazem parte do grupo MVGM, doravante denominadas MVGM. É importante para a MVGM que a empresa e os seus funcionários mantenham os mais altos padrões e práticas éticas. Faz parte da cultura da empresa reportar e tratar qualquer conduta ilegal ou antiética, que ocorra. Esta política de denúncias foi estabelecida para facilitar a denúncia adequada de tais irregularidades, sem que o denunciante tenha de temer um impacto negativo no seu emprego ou perspetivas de carreira. Esta política de denúncias aplica-se a todas as empresas, participações e/ou subsidiárias MVGM.

Código de Conduta

Com base nos acordos de integridade descritos no Código de Conduta VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), aos quais a MVGM adere, temos uma responsabilidade para com os nossos stakeholders. O Código de Conduta serve como um guia de conduta profissional e forma de fazer negócios. O Código aplica-se a todos os que fazem parte da nossa organização e das nossas atividades como um todo, bem como à conduta dos nossos funcionários individualmente. Em todas as nossas atividades de negócios fazemos o nosso melhor para sermos transparentes nas nossas ações e desta forma manter os mais elevados padrões de integridade.

Transgressão

No entanto, isso não altera o facto de poderem ocorrer irregularidades. Uma (alegada) irregularidade significa: (uma suspeita de) uma violação dos regulamentos (como fraude, peculato, corrupção) e das regras de conduta da MVGM, conforme estabelecido no seu Código de Conduta, ou o comprometimento de funcionários ou terceiros em determinada situação. A (suposta) violação é prejudicial a um ou mais funcionários, à empresa, a terceiros ou ao interesse público. A violação deve exceder o interesse pessoal do denunciante.

Acreditamos que os funcionários que suspeitam de irregularidades devem ser capazes de reportar isso de forma simples e segura. Assim sendo, a MVGM promove esta política de denúncias para permitir uma investigação imediata e completa das suspeições, com feedback para a pessoa que as levantou. Além disso, a MVGM deve oferecer a esses funcionários a proteção necessária para que continuem a sentir-se seguros.

Esta política de denúncias permite que os funcionários reportem uma (suposta) irregularidade o mais cedo possível, não esperando, contudo, que os mesmos provem que o que afirmam é verdade. No entanto, eles devem ser capazes de demonstrar que existem factos e/ou circunstâncias que justificam a suspeita razoável de irregularidades. A MVGM disponibiliza a política de denúncias na intranet da empresa (Bluewayl) e também no website.

Abrangência

Todos os funcionários da MVGM podem fazer uso da política de denúncias, incluindo funcionários com contratos temporários. Trainees, funcionários que trabalham para a MVGM temporariamente e aqueles que atuam em nome da MVGM podem reportar irregularidades, mas não podem usar esta ferramenta. Isto acontece porque o ponto fulcral da política do denunciante é a proteção do denunciante. Se um denunciante não for contratado pela MVGM, a MVGM não lhe pode oferecer proteção.

Cultura Corporativa

Uma política de denúncias não só ajuda a responder adequadamente a irregularidades, como também a evitá-las. É uma parte integrante da cultura corporativa da MVGM e resulta em funcionários que atuam com integridade, que têm pensamento crítico e que sabem lidar com o mau comportamento, sendo estas 3 características encorajadas e apreciadas.

Procedimento

Etapa 1– Comunicação de preocupações

Numa primeira fase, os funcionários devem comunicar quaisquer preocupações a quem normalmente reportam, verbalmente ou por escrito, referindo-se à sua reclamação como uma denúncia. O seu superior hierárquico pode chegar a um acordo que permita resolver a preocupação de forma rápida e eficaz. Nesta fase, o indivíduo também deve informar se existe algum conflito de interesses com o assunto reportado

Em alternativa, se houver motivos para acreditar que o superior hierárquico pode de alguma forma estar envolvido com a irregularidade, ou se não der seguimento à denúncia, o indivíduo pode apresentar a sua preocupação ao Departamento de Compliance, que passará a atuar como o ponto de contacto do denunciante.

O denunciante pode apresentar o delito em questão por escrito e/ou verbalmente, sendo um relatório escrito sempre preferível. Isto porque elimina a discussão sobre o que, exatamente, o denunciante reportou ao supervisor ou ao ponto de contacto, havendo um registo das informações que pode ser consultado posteriormente. Outras informações serão sempre registadas por escrito pelo destinatário.

Para manter o limite o mais baixo possível, o relato verbal é sempre possível. No caso de um relato verbal, o supervisor ou o ponto de contato do denunciante perguntará ao denunciante se ele se opõe a que o seu nome seja mencionado no relatório.

Os relatos verbais podem ser feitos por telefone, mas também numa conversa pessoal dentro ou fora da empresa. O superior hierárquico ou o ponto de contacto do denunciante faz um relatório da conversa e será responsável por descrever as irregularidades reportadas e quaisquer outras circunstâncias relevantes, com a maior precisão possível.

Se o superior hierárquico fizer parte de uma suposta irregularidade, o denunciante reporta o abuso diretamente ao Departamento de Compliance.

Etapa 2 – Investigação

O ponto de contacto do denunciante reportará sempre a suspeita de irregularidade ao Diretor do funcionário sobre o qual existe essa suspeita. O ponto de contacto do denunciante tomará as medidas necessárias para investigar a situação.

Uma vez confirmado o relatório, um recibo é emitido e o ponto de contacto do denunciante irá confirmar o relatório ao denunciante. Esta confirmação define:

  • Exatamente o que o relatório do funcionário implica;
  • Que o relatório do denunciante não resulte em medidas punitivas ou de tratamento injusto;
  • Que a MVGM protegerá o denunciante tanto quanto possível;
  • Até que ponto o relatório pode ser tratado de forma confidencial. Se a confidencialidade total não for possível por qualquer motivo, o processo de acompanhamento é cuidadosamente discutido com o denunciante antes de ser acionado;
  • Que o funcionário receba informações sobre o andamento e possível resultado da investigação após um máximo de oito semanas, e uma indicação de que passos foram dados.

Se, no interesse da investigação, for benéfico não fazer declarações sobre as medidas tomadas e o andamento da investigação, nenhuma informação a respeito desta última será fornecida. O denunciante será, naturalmente, informado.

Não há mais requisitos em relação à investigação pelo ponto de contacto do denunciante. Os seguintes princípios serão aplicados:

  • As informações recebidas pelo ponto de contacto do denunciante são confidenciais. O ponto de contato do denunciante só pode usar as informações para fins de investigação e aconselhamento ao denunciante;
  • O ponto de contacto do denunciante está autorizado a solicitar informações escritas e verbais de todos os departamentos de negócios para fins de investigação, sujeito às regras de privacidade do funcionário. Os departamentos de negócios são obrigados a fornecer todas as informações disponíveis e relevantes;
  • O ponto de contacto do denunciante manterá o nome do denunciante confidencial
  • O ponto de contacto do denunciante aplicará sempre o princípio de uma audiência justa, a menos que isso entre em conflito com os interesses da investigação;
  • O ponto de contacto do denunciante divulgará sempre as descobertas por escrito;
  • Todos os registos e arquivos são mantidos num ambiente seguro;
  • As sanções não podem ser aplicadas pelo ponto de contacto do denunciante;
  • Em caso de violação da lei, o ponto de contacto do denunciante aconselhará sempre a administração sobre o preenchimento de um relatório de ocorrência.

Etapa 3 – Resultado

O ponto de contacto do denunciante reportará ao Diretor Geral e ao Diretor do Departamento implicado, e aconselhará sobre qualquer ação a tomar, bem como sobre o processo de acompanhamento.

O diretor envolvido durante/após a consulta ao Diretor Geral decide sobre qualquer ação futura, bem como sobre o tratamento a dar às potenciais repercussões mediáticas relacionada com o caso em questão. Num período de oito semanas após a denúncia do delito, o denunciante receberá feedback sobre o andamento da investigação e, quando apropriado, sobre as medidas tomadas.

Infração fora da abrangência da política de denúncias

  • Reclamações pessoais (por exemplo, sobre o local de trabalho, relacionamento com colegas ou gerência). Estes problemas podem ser discutidos com o seu superior hierárquico ou, se a reclamação disser respeito ao mesmo, ao superior daquele ou ao Departamento de RH. Uma solução será encontrada sob consulta;
  • Infração por parte dos inquilinos (por exemplo, cultivo de erva, violência doméstica). Estes abusos podem ser discutidos com o superior hierárquico e dessa forma encontrar-se a melhor solução para o problema

Sem retaliação contra o denunciante

O Conselho Executivo da MVGM garante que nenhum denunciante que aja de acordo com a política de denúncia enfrentará retaliações. A MVGM agirá de forma adequada para proteger o denunciante. Isto também se aplica se, após uma investigação, se verificar que o relatório foi feito de boa fé, não tendo (s) acusação (ões) gerado provas suficientemente fortes. A MVGM manterá o nome do denunciante confidencial.